電子郵件收件箱-傳說(shuō)中的沉默殺手
為了重新奪回對(duì)電子郵件的控制權(quán)，意識(shí)到它對(duì)生產(chǎn)力的真正障礙，作者建議你首先采取以下步驟：
意識(shí)到電子郵件僅僅是一種溝通工具。它不是一份工作。如果商業(yè)信息能夠有效地通過(guò)其他方式溝通的話，你可能會(huì)希望這么做。如果使用得當(dāng)，紙質(zhì)溝通、電話和會(huì)議都同等有效。
和自己明確什么時(shí)間去打開(kāi)郵箱，間隔多長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)一次郵箱。關(guān)閉任何郵件到達(dá)的消息和提醒。這些消息總是看起來(lái)很緊急，可是很少真的有那么緊迫。信不信由你，黑莓和iPhone已經(jīng)關(guān)閉了這些開(kāi)關(guān)。
在他們的新書(shū)《Slay the E-Mail Monster》（殺死電子郵件大怪獸）之中，作者M(jìn)ike Valentine和Lynn Coffman選擇了亞洲龍作為封面裝飾，用它象征著每個(gè)辦公室員工和經(jīng)理們都會(huì)面對(duì)的大怪獸問(wèn)題。
他們的建議是：在電子郵件這個(gè)大怪獸殺了你之前，殺掉它。對(duì)銷(xiāo)售來(lái)說(shuō)，沒(méi)有時(shí)間可以被浪費(fèi)在沒(méi)有產(chǎn)出的事情上。如果你不斷地陷入電子郵件的黑洞，就沒(méi)有辦法完成交易。
Valentine 表示，“在我們?cè)谪S田的生產(chǎn)力教練過(guò)程中，我們被要求對(duì)這家汽車(chē)制造商的辦公室員工采用精益生產(chǎn)原則，包括將減少浪費(fèi)的概念作為提高生產(chǎn)力的一種方法。”Valentine還表示，“我們和日本人學(xué)到了一個(gè)詞：muda。這個(gè)詞指的是浪費(fèi)的行動(dòng)或者是無(wú)法增加價(jià)值或者非生產(chǎn)性的行為。”
打開(kāi)并且處理收件箱里的每一封電子郵件。收件箱不是文件柜。它只是你的一個(gè)郵箱，一旦你看完了一封郵件后，要么就刪除，要么就把這封郵件移動(dòng)到該去的地方。你永遠(yuǎn)都不會(huì)僅僅是因?yàn)槟氵€沒(méi)準(zhǔn)備好付賬就把沒(méi)支付的賬單塞回家里的郵箱里。所以也不要在電子郵件的收件箱上做這樣的事。為正在處理的家務(wù)創(chuàng)建一個(gè)目錄。
采用一些方法減少你收到的電子郵件的數(shù)量。如果你不希望看到所有的這些FYI（供參考）的郵件，你就應(yīng)該告訴別人。要求別人把例外報(bào)告給你，而減少那些常規(guī)性的業(yè)務(wù)信息。減少那些和你的工作無(wú)關(guān)的通訊組。告訴別人你喜歡接受何種通信。
不要過(guò)度發(fā)送。清理你的通訊組列表。不要答復(fù)所有的信息。避免發(fā)送無(wú)用的FYI郵件。總是要注意你在自己的業(yè)務(wù)溝通中是否正確地使用了這種溝通工具。
Valentine表示，“即使你是一名勤奮工作的知識(shí)工作者，我們的研究顯示，你平均每周也要有八小時(shí)被浪費(fèi)在電子郵件上。”他還表示，“采用以上步驟能夠幫你節(jié)省下來(lái)這些時(shí)間，讓你關(guān)注那些我們稱(chēng)之為價(jià)值工作：對(duì)你的成功最為重要的那些項(xiàng)目。”
他們發(fā)現(xiàn)知識(shí)工人們最大的muda就來(lái)自于電子郵件處理不當(dāng)。
電子郵件無(wú)情地偷取我們的時(shí)間，每次只是一小塊時(shí)間，可是積少成多，每個(gè)星期都會(huì)有數(shù)個(gè)小時(shí)的時(shí)間被浪費(fèi)在上面。很多辦公室的員工和經(jīng)理們都是用生產(chǎn)工人無(wú)法做到的方式來(lái)彌補(bǔ)這種損失。通常，知識(shí)工人們都是在自己的時(shí)間里處理電子郵件的，這可能是晚上，也可能是周末。
Lynn Coffman 表示，“工人倦怠是不可避免的結(jié)果。”Lynn Coffman還表示，“muda會(huì)殺了我們。”
Valentine認(rèn)為，精益原則在制造環(huán)境中取得的成功比在服務(wù)行業(yè)里更高。一個(gè)顯而易見(jiàn)的重要原因是：制造流程可能會(huì)受到技術(shù)的影響，但是永遠(yuǎn)不會(huì)屈從于它。
